En finir avec les notes de frais de taxi et de VTC
Une course à 18 € ne coûte pas 18 € à votre entreprise. Elle coûte aussi le temps du salarié qui garde son reçu et remplit sa note, le temps de celui qui la contrôle, et le délai de remboursement. Voici comment réduire ce coût à presque rien.
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Ce que coûte vraiment une note de frais
Le montant de la course est la partie visible. Le reste est du temps.
- Le salarié avance l’argent, parfois pendant plusieurs semaines.
- Il doit garder un justificatif, souvent un e-mail ou un ticket à retrouver plus tard.
- Quelqu’un vérifie la note, la rapproche du justificatif, la saisit.
- Les oublis et les erreurs obligent à relancer.
Sur des petits montants répétés, ce temps pèse plus lourd que la dépense elle-même. C’est pour cela que les trajets en ville sont les premiers à sortir des notes de frais.
Les justificatifs à conserver
Une dépense professionnelle doit pouvoir être justifiée : qui a payé, quand, combien, et pour quel motif. Pour un trajet, cela veut dire un reçu ou une facture, et de quoi rattacher le trajet à une raison professionnelle.
La durée de conservation et la forme exacte des pièces dépendent de votre situation. Votre expert-comptable vous dira ce qu’il attend : posez-lui la question une fois, par écrit, et appliquez sa réponse à tout le monde.
Et la TVA ?
En France, la TVA payée sur le transport de personnes n’est en général pas récupérable par l’entreprise. Cela vaut pour un taxi comme pour un VTC, un train ou un avion.
Un compte d’entreprise ne change donc pas cette règle. Ce qu’il change, c’est la qualité des pièces : chaque course est enregistrée avec son montant, ce qui évite les reçus perdus. Pour tout ce qui touche à la TVA de votre entreprise, la bonne source reste votre expert-comptable.
Centraliser plutôt que rembourser
Le principe est simple : au lieu de rembourser chaque salarié après coup, l’entreprise paie directement.
- Chaque salarié est rattaché au compte de l’entreprise.
- Il commande sa course comme d’habitude, en choisissant le paiement de l’entreprise.
- La course est payée par le moyen de paiement de l’entreprise.
- Vous retrouvez toutes les courses dans des rapports exportables.
Avec Bolt Business, les salariés utilisent le moyen de paiement de l’entreprise pour chaque trajet : plus de paiement personnel, plus de note de frais pour ces trajets.
Garder le contrôle sans tout valider
Supprimer les notes de frais ne veut pas dire ouvrir un compte sans limite. Vous pouvez fixer des limites de dépenses pour une équipe ou pour une personne. Le contrôle se fait une fois, au réglage, et non plus course par course.
Un point une fois par mois sur le rapport suffit à repérer ce qui sort de l’ordinaire.
Passer à la pratique
- Listez les salariés qui font des notes de frais de taxi ou de VTC.
- Ouvrez le compte de l’entreprise et ajoutez-les.
- Fixez une limite par personne.
- Annoncez la date à partir de laquelle ces trajets ne sont plus remboursés sur note de frais.
La dernière étape est celle qui fait vraiment disparaître les notes : tant que l’ancien circuit reste ouvert, une partie de l’équipe continue à l’utiliser.
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Mis à jour le 13 octobre 2026. Ride Club est un programme indépendant, sans lien avec Bolt. Offre Bolt Business soumise à conditions.