Ouvrir un compte VTC pour son entreprise, pas à pas
Un compte d’entreprise sert à une chose : que vos salariés commandent leurs trajets professionnels sans avancer l’argent, et que vous gardiez la main sur les dépenses. Voici comment le mettre en place proprement, en moins d’une heure de travail au total.
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Ce qu’un compte d’entreprise change
Avec un compte personnel, le salarié paie sa course, garde un justificatif, remplit une note de frais et attend son remboursement. Avec un compte d’entreprise, la course est payée directement par le moyen de paiement de l’entreprise.
- Le salarié ne sort plus sa carte personnelle.
- Vous n’avez plus de note de frais à contrôler pour ces trajets.
- Toutes les courses arrivent au même endroit, avec la date, le trajet et le montant.
- Vous pouvez fixer une limite de dépenses par équipe ou par personne.
Ce qu’il faut préparer avant de commencer
Rien de compliqué, mais avoir ces éléments sous la main évite de s’y reprendre à deux fois.
- Le SIREN de l’entreprise.
- Une adresse e-mail professionnelle, celle de la personne qui gérera le compte.
- Le moyen de paiement de l’entreprise.
- La liste des salariés concernés, avec leur adresse e-mail professionnelle.
Décidez aussi qui administre le compte. Dans une petite structure, c’est souvent le dirigeant ou la personne qui s’occupe déjà des notes de frais.
Les étapes
- Ouvrez le compte de l’entreprise. Avec Bolt Business, l’inscription se fait sans frais préalables.
- Renseignez l’entreprise et le moyen de paiement.
- Ajoutez vos salariés au tableau de bord. Chacun reçoit un e-mail qui l’invite à utiliser le moyen de paiement de l’entreprise.
- Rangez-les par groupes si vous en avez besoin : par équipe, par agence, par niveau de déplacement.
- Fixez vos limites de dépenses.
- Prévenez l’équipe : un message court suffit, avec la règle du jeu.
Si vous avez un code de réduction, saisissez-le au moment prévu lors de l’ouverture du compte, pas après les premières courses.
Fixer des règles simples
Un compte d’entreprise sans règle finit en discussion sur chaque course. Trois règles suffisent le plus souvent.
- Pour quels trajets : rendez-vous client, gare, aéroport, retour tardif.
- Avec quelle limite : un plafond par mois et par personne est plus simple à suivre qu’un plafond par course.
- Qui valide les exceptions.
Écrivez ces règles en cinq lignes et envoyez-les en même temps que l’invitation. Un salarié qui connaît la règle ne la contourne pas par erreur.
Suivre les dépenses
Une fois le compte en service, regardez les rapports une fois par mois. Ils sont exportables : vous pouvez les transmettre tels quels à la personne qui tient votre comptabilité.
Deux choses à vérifier : les personnes qui n’utilisent jamais le compte (elles continuent peut-être à faire des notes de frais) et celles qui approchent souvent de leur limite (la limite est peut-être mal réglée).
Les erreurs fréquentes
- Ouvrir le compte sans prévenir l’équipe : personne ne s’en sert.
- Inviter les salariés avec leur adresse personnelle : les courses privées et professionnelles se mélangent.
- Ne fixer aucune limite, puis en imposer une après un abus : mieux vaut une règle claire dès le premier jour.
- Oublier de retirer un salarié qui quitte l’entreprise.
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Mis à jour le 13 octobre 2026. Ride Club est un programme indépendant, sans lien avec Bolt. Offre Bolt Business soumise à conditions.